Balticgruppen stärker sitt strukturkapital med Sherpas VLS och Microsoft Copilot

Balticgruppen har tagit nästa steg i sin digitala utveckling och valt att genomföra en pilot i syfte att införa Sherpas VLS som nytt verktyg för verksamhetsledning. Samtidigt har de kopplat Microsoft Copilot till SharePoint Online för att tillgängliggöra och effektivisera användningen av den information som lagras i plattformen.

Balticgruppen ställer höga krav på samarbetslösningar och strukturkapital. När de sökte en modern och användarvänlig lösning för hantering av teknisk dokumentation, processer och styrande dokument – samt ett sätt att stärka den digitala kommunikationen kring dessa – föll valet naturligt på Sherpas VLS.

Eftersom bolaget redan kommit långt i sin användning av Microsoft 365 blev SharePoint Online och Teams en självklar bas för den nya lösningen.

Med Sherpas VLS får Balticgruppen ett verktyg för att administrera, uppdatera och dela processkartor, styrande dokument och relaterad information – helt integrerat med deras befintliga Microsoft-miljö.
Kopplingen till Copilot innebär att medarbetarna nu enkelt kan söka, analysera och ta del av relevant information direkt i SharePoint Online, vilket ytterligare stärker den digitala tillgängligheten och beslutsstödet i organisationen.

Microsoft Copilot – nya möjligheter för tillgänglig information

Parallellt med införandet av Sherpas VLS har Microsoft Copilot implementerats för att förenkla åtkomst till och förståelse av komplex information inom Balticgruppen.

Ett tydligt exempel är projektet kring gränsdragningslistor – dokument som beskriver ansvarsfördelning och underhåll i fastighetsbeståndet.
Målet är att skapa en lösning där Balticgruppens förvaltare, via webben eller mobilapp, enkelt kan ställa frågor till Copilot och omedelbart få fram vad som gäller för en viss fastighet, byggnad eller hyresgäst.

Projektet har även öppnat upp möjligheter att införa filtreringar baserade på bolag, fastighetsbeteckning, byggnadsnamn, kostnadsställe och hyresgäst, vilket ytterligare effektiviserar sökning och beslutsstöd.

”Digitalisering handlar inte bara om teknik – det handlar om att göra kunskap tillgänglig. Genom Sherpas VLS och Copilot får vi ett mer effektivt och användarvänligt sätt att hantera och hitta information, vilket stärker både vårt strukturkapital och vår dagliga verksamhet,” säger Roger Granberg, Fastighetschef på Balticgruppen.

Sherpas åtagande

Uppdraget omfattade installation av VLS i Balticgruppens SharePoint Online-miljö, framtagande av Visio-skisser, koppling mellan processkartor och styrande dokument, användarmanual samt administratörsutbildning.

Sherpas ansvarade även för rådgivning kring Copilot, best practice, taxonomi och informationsstruktur i Microsoft 365 för att säkerställa en lösning som stödjer Balticgruppens långsiktiga mål kring digitalisering.