Automatgenerera Teams i MS Teams

Sherpas Provisioning Tool™

Använder ni Microsoft Teams och upplever att det håller på att bli lite rörigt?

Vill ni få kontroll på hur Team skapas och underlätta för era användare att få rätt struktur på foldrar, dokument och Teams-appar?

Vi har utvecklat Sherpas Provisioning Tool™ som en lösning för att ta kontroll över Teams hela livscykel, från skapande - till arkivering.

Vad är det här?

Många organisationer vill använda Microsoft Teams för samarbete inom verksamheten och med externa parter. Sherpas Provisioning Tool™ hjälper organisationer och användare att enkelt och kontrollerat arbeta med Microsoft Teams.

Som standard i Microsoft Teams kan ägare av ett team manuellt konfigurera teamet utifrån sitt specifika behov vilket gör att många team kommer innehålla flera olika delar beroende på individens tankar om vad en arbetsyta bör innehålla. Dessutom kommer namngivning och efterlevnad av policys att vara svårt att efterleva. Genom att använda Sherpas Provisioning Tool™ definierar organisationen hur olika typer av team skapas och namnsätts inklusive kanaler, mapp- och dokumentstrukturer, flikar och applikationer. Grafiska element kan dessutom appliceras på varje team genom konsekvent användning av bilder och logotyper.

Minskar mängden manuellt arbete

När alla steg är automatiserade behövs inte längre en administratör för att skapa team på ett kontrollerat sätt när användare behöver dem. Användare kan genom självbetjäning själv skapa team och mängder med tid sparas då de inte behöver göra exakt samma konfiguration för varje team.

Användare kan helt själv starta provisioneringsprocessen, och skapandet och konfigureringen av arbetsytan görs automatiskt. Sherpas Provisioning Tool™ kan konfigureras så att vissa typer av team kräver godkännande för att skapas. Detta sparar tid och pengar för både administratörer och användare att fokusera på de uppgifter som är viktiga och som inte kan automatiseras lika lätt.

 

Undvik misstag och felaktigt konfigurerade team

När alla team konfigureras manuellt, troligtvis av flera olika personer, kan saker enkelt ställas in och konfigureras på ett oavsiktligt sätt. När skapandet av team och konfigurationen är automatiserade blir samtliga platser för samarbete konsekventa och korrekta.

Ägande och styrning


Framgångsrik användning av Microsoft Teams handlar inte bara om provisionering utan lika viktigt är att implementera rätt policys och regelverk.

I Sherpas Provisioning Tool™ kan en administratör definiera vem som kan begära skapandet av ett team och även implementera godkännandeprocesser gällande förfrågningar för alla eller specifika typer av team.


Vid traditionell manuell provisionering blir den som skapar teamet automatisk ägare. Den anställde kan ändra säkerheten i strid med företagets policys och riktlinjer. Om medarbetaren lämnar organisationen är teamet ”föräldralöst”. Automatisk provisionering med Sherpas Provisioning Tool™ eliminerar detta problem genom att göra ett systemkonto till teamägaren.


Styrning och efterlevnad handlar också om att de korrekta säkerhetsinställningarna tillämpas på teams och att säkerställa att team är korrekt klassificerade. I Sherpas Provisioning Tool™ definierar administratörer hur inställningar tillämpas när ett team skapas. Dessutom finns det möjlighet för varje typ av team att kontrollera sekretess, klassificering och gäståtkomst.

Förbättrad informationshantering och livscykelhantering

Användare och organisationer kan bli frustrerade över den stora mängden teams, dokument och information som lagras Microsoft Teams. Sherpas Provisioning Tool™ hanteras dessa farhågor om affärsspecifika regler och efterlevande när ett team tillhandahålls och avslutas.

Om perioden för användning gällande ett team behöver förlängas eller omedelbart arkiveras, kan ägarna enkelt göra detta genom en åtgärd direkt från Teams eller via en notifikation i Outlook

Sherpas Group AB

Skellefteå (Huvudkontor)
Skeppargatan 23, 931 29 Skellefteå
Växel: 0910-508 00

Stockholm
Växel: 08-622 26 00

Support: 0910-508 25

Support: helpdesk@sherpas.se

E-post: info@sherpas.se

Visselblåsning - rapportera om missförhållanden

Vill du komma i kontakt med oss? Fyll i formuläret så kontaktar vi dig.

Helpdesk

Kontakta oss via telefon eller mail.

Vår Helpdesk-personal är redo att ta hand om din fråga så snabbt som möjligt.

Telefon

0910-508 25